Внутренние коммуникации в компании: общий язык для рабочего пространства

Большинство людей, вероятно, сталкивались с проблемами на работе, когда разные отделы или сотрудники не могут действовать согласованно. Это часто связано с неполадками внутри компании и может серьезно подорвать эффективность бизнес-процессов. Как можно решить эти проблемы внутри коллектива и какие инструменты следует применять для этого? Почему создание единого информационного пространства является настолько важным условием для успешной и эффективной деятельности организации? В данной статье мы постараемся разобраться в этих вопросах.

Что такое коммуникации персонала в организации?

В каждой компании взаимодействие между сотрудниками является неотъемлемой частью ее функционирования. Поэтому, не удивительно, что многие организации организуют отдельных специалистов по информационному обеспечению, ведь процесс коммуникации играет важную роль.

Цель всех внутренних коммуникаций в организации – наладить связь между руководством и сотрудниками, построить эффективное сотрудничество между коллегами и обеспечить четкий обмен информацией, чтобы предотвратить потери времени и данных. Кроме того, важно, чтобы взаимодействие между сотрудниками было в равных условиях – то есть и сверху вниз и снизу вверх. Это важно для разработки стратегии компании, а также для создания командного духа и повышения уровня лояльности. Если связь между работниками и отделами отсутствует, то решение любых вопросов будет затруднено, что может привести к конфликтам и недопониманию.

Эксперты по внутрикорпоративным коммуникациям из Америки подсчитали, что на более чем 90% удовлетворенность и лояльность к работе зависят именно от качества взаимоотношений внутри компании. При здоровых коммуникациях коллектив работает более эффективно, а при их отсутствии возникает внутреннее напряжение, что может приводить к появлению конкуренции между разными направлениями.

Но не только для компаний с большим штатом, но и для небольших организаций необходима настроенная связь между сотрудниками. Ведь даже для стартапа, в котором работают всего 3-4 человека, взаимодействие необходимо, чтобы каждый работник знал, что уже сделано, что собираются делать, как продвигается все дело в целом и что требуется от него лично. Организация связи в таком случае не составляет труда – обычно этим занимается общий чат в мессенджере и регулярные собрания.

Особенно важна связь в коллективе, где значительная часть сотрудников работает удаленно или в полевых условиях. В этой ситуации необходимо уделять внимание горизонтальным коммуникациям, которые позволят сотрудникам поддерживать связь с руководством, а также взаимодействовать с коллегами.

Если не заботиться о внутрикорпоративных связях, то они могут развиваться сами по себе. Но это не всегда ведет к желаемым результатам. Если все вопросы обсуждаются у кулера или в частной переписке, если ответственные сотрудники не имеют ясной организационной структуры, а обсуждение политики компании основывается на слухах – невозможно рассчитывать на успешную работу организации.

Для повышения лояльности персонала через внутренние коммуникации необходимо принять одну важную истину: внутренний PR и внешний PR - это две большие разницы друг от друга. То, что эффективно работает во внешних коммуникациях, такие, как стратегии "умолчания", "перестановки акцентов" и "смещения фокуса внимания", не будет работать внутри компании.

Для создания единого информационного пространства необходимы следующие меры:

• Преодоление разрывов в коммуникации как по горизонтали, так и по вертикали. Это поможет достичь взаимопонимания между всеми уровнями работников.
• Получение обратной связи от сотрудников компании, чтобы каждый из них понимал, что его мнение важно и будет учитываться. Работникам также необходимы удобные инструменты для донесения своих мнений и оперативного получения обратной связи.
• Демонстрация готовности руководителей к диалогу и создание положительного имиджа компании.
• Разъяснение корпоративной политики в области обучения и развития персонала.
• Создание единых стандартов поведения в соответствии с корпоративным кодексом и этикой компании. Это одна из главных задач корпоративной коммуникации. Если такое не делается, может возникнуть риск серьезного репутационного ущерба. В работе любой компании бывают кризисные моменты и конфликтные ситуации, поэтому очень важно дать сотрудникам возможность обсудить их в узком кругу, не вынося сор из избы в социальные сети. Также не менее важно обеспечить руководству возможность обсудить острые моменты с работниками и предоставить им официальную версию событий, чтобы избежать распространения слухов и домыслов.

Но какие инструменты могут быть использованы для решения всех этих задач одновременно?

В настоящее время информационное обеспечение персонала является крайне важным вопросом для каждой организации. Ведь только хорошо информированный, обученный и мотивированный сотрудник сможет сделать свой лучший вклад в дело компании. Для обеспечения эффективной коммуникации внутри организации существует несколько типов инструментов.

Информационные инструменты направлены на информирование сотрудников о происходящих событиях в компании. Такие инструменты могут включать в себя стенды с объявлениями, циркулярами и приказами, корпоративные журналы и газеты, корпоративные порталы и внутрикорпоративные рассылки.

Аналитические инструменты позволяют управлению оставаться в курсе событий и понимать потребности сотрудников. Для этого используются системы анкетирования сотрудников, формы для внесения рацпредложений, форумы на корпоративном сайте, мониторинг персонала и другие инструменты обратной связи.

Коммуникативные инструменты помогают сотрудникам построить не только рабочие, но и личные отношения в коллективе. Сюда могут входить различные профессиональные соревнования, корпоративное обучение, адаптационные тренинги, семинары, мероприятия, посвященные тимбилдингу.

Организационные инструменты позволяют каждому сотруднику понимать, куда движется компания и какие у нее цели. Для этого используются собрания, совещания, планерки и выступления руководства, а также разработка и внедрение корпоративных стандартов.

Все эти инструменты можно использовать по отдельности или в комбинации друг с другом. Однако, существуют инструменты, объединяющие все основные функции коммуникаций внутри организации. Примером такого инструмента является корпоративная социальная сеть.

Корпоративная социальная сеть позволяет сотрудникам быть в курсе происходящего, обмениваться информацией, общаться в неформальной обстановке и заводить приятельские связи с другими работниками. Благодаря групповым и личным чатам, сотрудники могут эффективно общаться, не тратя время на неэффективную переписку. Кроме того, такие соцсети позволяют объединяться в группы по профессиональным интересам и организовывать планерки и мозговые штурмы.

Современные корпоративные социальные сети предоставляют удобный, гибкий и простой в использовании формат взаимодействия и всё чаще вытесняют другие инструменты коммуникации, такие как корпоративные порталы и сайты.

Фото: freepik.com