Классификация документов с помощью инструментов ABBYY: как технологии искусственного интеллекта применяются в бизнесе

Существенное ускорение работы сотрудников и снижение процента ошибок – это лишь малая часть того, что можно добиться благодаря оптимизации бизнес-процессов, в том числе за счет автоматизации процесса ввода документов в корпоративную систему. Для этого можно использовать универсальную платформу для документооборота, которая позволяет не только распознавать документы, но и классифицировать, извлекать данные, проверять их корректность, а также заносить в корпоративные информационные системы.

Одним из примеров такой программы является изделие ABBYY, которое имеет следующие возможности:

• Автоматические ответы на обращения. Благодаря функции автообучения программа может снизить затраты на внедрение и обслуживание, формируя автоответы для пользователей на основе входящих заявок или направлять заявки компетентному сотруднику.
• Обработка любых документов. Для автоматического распознавания и классификации можно использовать документы из любых источников: облачных хранилищ, сетевых директорий, сканеров, электронных писем и фотографий.
• Интеграция с корпоративной системой. Существуют решения, позволяющие интегрировать функционал обработки и классификации документов в используемую корпоративную систему.

При выборе программного комплекса для оптимизации бизнес-процессов стоит рассмотреть только проверенные компании, имеющие продолжительный опыт работы и успешные решения в данной области. Благодаря интеллектуальным решениям, таким как ABBYY, рутинная работа с десятками, если не сотнями различных документов может быть облегчена, что станет одним из самых важных процессов во входящем, исходящем и внутреннем документообороте.

Как классифицируются документы в делопроизводстве

Существует множество принципов классификации документов в делопроизводстве: по времени создания, по способу изготовления, по месту издания и по уровню секретности. Однако наиболее востребованными в практической работе в организациях являются два способа: классификация документов по сфере их использования и по содержанию.

Классификация по сфере использования включает следующие подгруппы:

• организационно-правовые (договора, уставы, положения, должностные инструкции, штатное расписание),
• распорядительные (приказы, постановления, распоряжения, решения),
• учетно-расчетные (бухгалтерские) (счета-фактуры, накладные, платежные поручения, акты, приходные ордера),
• информационно-справочные (служебные записки, справки, письма, протоколы, докладные, объяснительные),
• нормативные (нормы, своды правил, стандарты, руководящие документы, регламенты) и
• коммерческие контракты или договоры.

Классификация по содержанию, или семантическая классификация, определяется по содержанию документа. Так, для понимания того, к какой группе относится документ, необходимо его прочитать. Например, чтобы понять, что у вас в руках именно договор, необходимо изучить хотя бы первый абзац.

Каждый документ может быть классифицирован как по типу, так и по содержанию. Сотрудники, ответственные за обработку, должны определить тип документа, перевести бумажный документ в электронный, ввести его в систему и при необходимости направить в соответствующее подразделение. Ручная обработка документов может привести к ошибкам ввода и искажению данных, что в свою очередь неприемлемо, если компания хочет занимать лидирующие позиции на рынке.

Также с клиентскими запросами или электронными письмами могут возникнуть проблемы. Почти 30% клиентов ожидают ответа на свои запросы в течение получаса, а более половины считают, что компания должна отвечать на запросы в выходные дни и в ночное время. Несвоевременные ответы на клиентские запросы могут снизить уровень доверия к компании.

Согласно данным Accenture, 83% клиентов готовы сменить компанию, если их не устроит качество сервиса.

ABBYY предлагает решения, которые могут упростить процесс классификации и повысить качество обработки документов.

ABBYY предлагает решения для оптимизации бизнес-процессов на всех уровнях. Эти решения помогают усовершенствовать работу профессионалов из разных отраслей и подразделений компаний. Технология оптического распознавания текстов ABBYY OCR позволяет точно конвертировать бумажные документы, их сканы, фотографии и PDF-документы любого типа в редактируемые форматы, такие как Microsoft® Word, Excel® и PowerPoint®, OpenOffice™, Writer и другие.

ABBYY Compreno — это уникальная технология анализа и понимания текстов на естественных языках. Она производит полный семантико-синтаксический анализ текста, анализируя события и связи. Благодаря такому глубокому анализу, существенно увеличивается полнота и качество информации. С помощью ABBYY Compreno можно проводить классификацию документов по содержанию, поиск документов, похожих по смыслу, их аннотирование и реферирование.

Интеллектуальные решения ABBYY позволяют круглосуточно отвечать на вопросы, прибегая к помощи службы поддержки только в экстренных случаях. При получении текстового запроса по любому из каналов, технология анализирует обращение, понимает его смысл и формирует автоматический ответ, основываясь на собранных ранее электронных письмах, платежах и звонках клиентов. Такой разносторонний анализ дает возможность реагировать на запросы практически моментально и даже давать персонифицированные ответы.

ABBYY FlexiCapture Engine классифицирует любые документы с помощью оптического распознавания символов, меток, интеллектуальной обработки печатных документов. Он позволяет классифицировать все типы документов, включая структурированные, неструктурированные, заполненные на компьютере и от руки. ABBYY FlexiCapture Engine успешно классифицирует документы, заполненные как на компьютере, так и от руки. Решение будет особенно полезно финансовым организациям, поскольку дает возможность быстро классифицировать документы разных типов и вводить их в информационную систему.

ABBYY Smart Classifier SDK на базе технологии ABBYY Compreno, позволяет классифицировать неструктурированные текстовые документы на основе их содержания. Он может быть полезен, например, для работы службы технической поддержки. В этом случае он проводит классификацию всех клиентских запросов соответственно их проблематике и составляет автоответ. Кроме того, решение способно обрабатывать и классифицировать запросы клиентов, поступающие в компанию в бумажном или электронном виде.

Использование интеллектуальных решений ABBYY позволяет избавиться от ручной категоризации документов, быстро находить в системе нужные документы, контролировать доступ к конфиденциальной информации. С применением «умных» технологий ABBYY процент отказов от услуг компании значительно снижается, поскольку у сотрудников высвобождается время на работу с клиентами и повышается качество их обслуживания.

Фото: freepik.com